Sistem
Penyimpanan Arsip
. a. Pengertian Arsip Menurut Pendapat para ahli:
1. Prof. Prajudi Atmosudirjo , arsip adalah file berarti tempat, wadah, map, dan sebagainya yang digunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip da bahan-bahan tertulis seperti: piagam , surat, dokumen dan sebagainya.
2. The Liang Gie dalam bukunya "administrasi perkantoran" arsip adalah sekumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berancana dan mempunyai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Dan dapat disimpulkan kearsipan adalah penyimpanan secara tetap dan teratur warkat penting mengenai kemajuan organisasi.
2. The Liang Gie dalam bukunya "administrasi perkantoran" arsip adalah sekumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berancana dan mempunyai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Dan dapat disimpulkan kearsipan adalah penyimpanan secara tetap dan teratur warkat penting mengenai kemajuan organisasi.
b. Tujuan
penataan arsip adalah:
1. Agar
arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat.
2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.
Penataan arsip perlu dilakukan untuk mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.
A. Secara umum sistem adalah suatu kesatuan yang terorganisir yang mengtur hubungan dalam suatu kerangka tertentu untuk mencapai tujuan. Sedangkan sistem penyimpanan adalah sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yanng telah dipilih untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi pengguna waktu, tempat, tenaga, dan biaya.
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip terdiri atas 5 yaitu :
1. Sistem Filling Abjad/Alphabetical Filling System
Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Sistem ini digunakan untuk menyimpan dokumen yang ada berdasarkan urutan abjad dan nama dokumen bersangakutan, Nama dapat terdiri dari 2 jenis, yaitu nama orang (nama lengkap dan nama tunggal) dan nama badan (nama badan pemerintah, nama badan swasta dan nama organisasi). Sistem ini juga disebut direct filing system, di mana petugas dapat langsung menuju file penyimpanan dalam mencari dokumen tanpa melalui alat bantu (indeks).
2. Sistem Nomor/Numerical Filling System
Sistem ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, atau disebut juga inderect filing system ( karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu ).
3. Sistem Tanggal/Chronological Filling System
Sistem ini merupakan sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat. Surat yang datang paling akhir ditempatkan di depan tanpa melihat masalah atau perihal. Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan keperluan.
4. Sistem Wilayah/Geographical Filling System
Sistem wilayah adalah suatu sistem penyimpanan dokumen, berkas, atau arsip yang dijadikan pedoman untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan berdasarkan wilayah berdasarkan surat atau wilayah yang dikirimi surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan wilayah atau kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
5. Sistem Subjek/ Subjectical Filling System
Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana surat-surat dikelompokkan kedalam daftar indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada umumnya terjadi. Sistem ini dikenal sulit dalam pengelolaannya, karena setiap orang akan mengiterpretasikan perihal yang dimaksud pada surat secara berbeda, maka dalam pemakaian sistem ini diperlukan panduan yang lengkap dan jelas untuk menghindarinya. Untuk sistem yang terdiri dari banyak subjek, diperlukan daftar indeks agar istilah yang dipergunakan dapat dibuat seragam. Daftar indeks adalah suatu daftar yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat di dalam kantor/organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah.
2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.
Penataan arsip perlu dilakukan untuk mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.
A. Secara umum sistem adalah suatu kesatuan yang terorganisir yang mengtur hubungan dalam suatu kerangka tertentu untuk mencapai tujuan. Sedangkan sistem penyimpanan adalah sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yanng telah dipilih untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi pengguna waktu, tempat, tenaga, dan biaya.
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip terdiri atas 5 yaitu :
1. Sistem Filling Abjad/Alphabetical Filling System
Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Sistem ini digunakan untuk menyimpan dokumen yang ada berdasarkan urutan abjad dan nama dokumen bersangakutan, Nama dapat terdiri dari 2 jenis, yaitu nama orang (nama lengkap dan nama tunggal) dan nama badan (nama badan pemerintah, nama badan swasta dan nama organisasi). Sistem ini juga disebut direct filing system, di mana petugas dapat langsung menuju file penyimpanan dalam mencari dokumen tanpa melalui alat bantu (indeks).
2. Sistem Nomor/Numerical Filling System
Sistem ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, atau disebut juga inderect filing system ( karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu ).
3. Sistem Tanggal/Chronological Filling System
Sistem ini merupakan sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat. Surat yang datang paling akhir ditempatkan di depan tanpa melihat masalah atau perihal. Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan keperluan.
4. Sistem Wilayah/Geographical Filling System
Sistem wilayah adalah suatu sistem penyimpanan dokumen, berkas, atau arsip yang dijadikan pedoman untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan berdasarkan wilayah berdasarkan surat atau wilayah yang dikirimi surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan wilayah atau kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
5. Sistem Subjek/ Subjectical Filling System
Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana surat-surat dikelompokkan kedalam daftar indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada umumnya terjadi. Sistem ini dikenal sulit dalam pengelolaannya, karena setiap orang akan mengiterpretasikan perihal yang dimaksud pada surat secara berbeda, maka dalam pemakaian sistem ini diperlukan panduan yang lengkap dan jelas untuk menghindarinya. Untuk sistem yang terdiri dari banyak subjek, diperlukan daftar indeks agar istilah yang dipergunakan dapat dibuat seragam. Daftar indeks adalah suatu daftar yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat di dalam kantor/organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah.
